Việc chỉ định đại diện được ủy quyền phải được lập bằng văn bản theo mẫu chung hoặc theo mẫu khác mà Hội đồng quản trị chấp thuận
a. trờng hợp là cá nhân thì phải được ký bởi người ủy quyền hoặc bởi luật sư người đó.
b. Trường hợp là Công ty thì phải được một luật sư hoặc người được ủy quyền hợp lệ của Công ty đó ký và đóng dấu.
c.Trường hợp văn bản chỉ định đại diện được ủy quyền được một luật sư ký thay mặt cho người ủy quyền thì thư ủy quyền cho luật sư hoặc bản sao có xác nhận hợp lệ của thư ủy quyền đó phải được (nếu trước đó chưa đăng ký với Công ty) nộp cùng với đơn chỉ định đại diện được ủy quyền. Nếu điều này không được thực hiện thì việc chỉ định ủy quyền sẽ bị coi là không có hiệu lực.
d. Lá phiếu bầu của đại diện được ủy quyền trong phạm vi được ủy quyền sẽ có hiệu lực ngay cả khi cổ đông chỉ định đại diện đó đã:
- Chết hoặc không có khả năng tự chủ hành vi của mình
- Hủy bỏ việc chỉ định ủy quyền
- Hủy bỏ thẩm quyền của người thực hiện việc ủy quyền.
Tuy nhiên, điều này sẽ không áp dụng nếu Công ty nhận được thông báo về một trong các sự kiện trên 48 tiềng trước khi cuộc họp được triệu tập lại.