ĐIỀU 16

Triệu tập Đại hội đồng cổ đông, chương trình họp và thông báo

1. Hội đồng quản trị triệu tập Đại hội đồng cổ đông trừ các trường hợp quy định tại điều 12.4b hoặc 12.4c.
2. Người triệu tập Đại hội đồng cổ đông phải thực hiện những nhiệm vụ sau đây :

   - Chuẩn bị một danh sách các cổ đông đủ điều kiện tham gia và biểu quyết tại đại hội trong vòng 30 ngày trước ngày bắt đầu tiến hành Đại hội đồng cổ đông ; chương trình họp và các tài liệu phù hợp với luật pháp và các quy định của Công ty;

   - Xác định thời gian và địa điểm Đại hội;

   - Thông báo cho tất cả các cổ đông về Đại hội và gửi thông báo đại hội cho họ;

3. Thông báo Đại hội đồng cổ đông phải bao gồm chương trình họp và các thông tin hợp lý về các vấn đề sẽ được thảo luận và biểu quyết tại đại hội. Thông báo về Đại hội đồng cổ đông có thể được gửi cho cổ đông bằng cách chuyển tận tay hoặc gửi qua bưu điện tới địa chỉ đã đăng ký của cổ đông, hoặc tới địa chỉ do cổ đông đó cung cấp để phục vụ việc gửi thông tin. Nếu cổ đông đã thông báo cho Công ty bằng văn bản về số fax hoặc địa chỉ thư điện tử thì thông báo họp có thể sẽ được gửi tới số fax hoặc địa chỉ thư điện tử đó. Trong trường hợp cổ đông là người làm việc trong công ty thì thông báo có thể đựng trong phong bì dán kín gửi tận tay họ tại nơi họ làm việc. Thông báo phải được gửi ít nhất 15 ngày trước ngày họp Đại hội đồng cổ đông, ( tính từ ngày mà thông báo được gửi hoặc chuyển đi một cách hợp lệ, được trả cước phí hoặc được bỏ vào hòm thư). Nếu công ty có website, thông báo về họp Đại hội đồng cổ đông phải được công bố trên đó đồng thời với việc gửi thông báo cho các cổ đông.
4. Cổ đông hoặc nhóm cổ đông được đề cập tại điều 10.3 của điều lệ này có quyền đề xuất các vấn đề đưa vào chương trình họp Đại hội đồng cổ đông. Đề xuất phải được làm bằng văn bản và phải được gửi cho công ty ít nhất 03 ngày trước khi bắt đầu họp Đại hội đồng cổ đông. Đề xuất phải bao gồm họ và tên cổ đông, số lượng và loại cổ phần người đó nắm giữ và nội dung đề nghị đưa vào chương trình họp.
5. Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông chỉ có quyền từ chối những đề xuất liên quan đến khoản 4 của điều này nếu :

- Đề xuất không được gửi đúng thời hạn

- Vào thời điểm đề xuất, cổ đông hoặc nhóm cổ đông không có đủ ít nhất 10% cổ phần phổ thông trong thời gian liên tục từ sáu tháng trở lên.

- Đề xuất không chứa đựng những thông tin cần thiết

- Vấn đề đề xuất không thuộc phạm vi thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông bàn bạc và thông qua các nghị quyết.

6. Đối với từng vấn đề trong chương trình họp , Hội đồng quản trị phải chuẩn bị dự thảo một nghị quyết.
7. Nếu tất cả cổ đông có quyền biểu quyết hiện diện trực tiếp hoặc thông qua đại diện được ủy quyền tại Đại hội đồng cổ đông thì những nghị quyết được Đại hội nhất trí thông qua đều là hợp lệ ngay cả khi Đại hội đồng cổ đông không được triệu tập một cách phù hợp hoặc nội dung họp không được đưa vào chương trình một cách hợp lý.